Introducción

Dentro del sector de Database Marketing, ofrecemos una serie de servicios que abarcan desde el análisis inicial de requerimientos de la promoción hasta la explotación de resultados y su publicación en la Web.

Action Ware está especializada en la implantación de sistemas de información para departamentos de marketing, proporcionando herramientas y servicios que facilitan la labor de control de las campañas comerciales. Tenemos la certeza de que para el buen funcionamiento y control de una promoción es fundamental un análisis detallado de la misma y un desarrollo de software realizado por personal experto.

Servicios:

• Análisis, diseño, desarrollo e implantación de los sistemas software y hardware necesarios para almacenar la información de la actividad promocional.
• Servicio de Atención al Cliente.
• Servicio de hospedaje y mantenimiento.
• Servicio de recepción de mailings, e-mail y fax.
• Servicio de grabación de formularios / cupones respuesta / solicitudes de regalo / etc.
• Servicio de análisis y explotación de resultados.
• Servicio de promociones en Internet.

Database Marketing - Esquema General

Servicio de programación de promociones

Cada nueva promoción tiene unas características diferentes que hacen necesaria la intervención de un analista/programador. Para crear los nuevos programas que servirán como base para la grabación de los nuevos impresos de venta, solicitudes de regalo, cálculo de incentivos-puntos-Kms…, rankings, y emisión y consulta de cualquier informe que la Empresa defina y solicite.

El primer paso en la puesta en marcha de una promoción es la realización de un análisis detallado, las fases del análisis son las siguientes:

• Análisis de requerimientos: En este punto se define la funcionalidad global de la promoción y se estudian las entradas/salidas de información.
• Diagrama de Flujo de Datos (DFD): Este análisis define los posibles caminos que pueden tomar los datos y los procesos que los transforman.
• Diagrama de Entidad-Relación (ERD): Este diagrama establece las relaciones entre las distintas entidades que formarán la base de datos.

Las bases de datos creadas aseguran la integridad de los datos mediante la aplicación de Integridad Referencial en la propia Base de Datos. Utilizamos tecnología single-tier, Cliente-Servidor y Multi-tier, en función de las necesidades del cliente y de la envergadura de la promoción. El diseño se basa en el análisis ERD.

Desde el inicio de la promoción, se creará un historial ordenado, lógico y exhaustivo de cada uno de los componentes de cada promoción, desde el cliente final, el consumo de productos que realizó, la distribuidora con más ventas, los vendedores más activos, los regalos más solicitados por zonas, etc.

Servicio de Atención al Cliente

Es el medio de comunicación entre la Empresa y sus distribuidores/vendedores/clientes finales. Su misión consiste en realizar las siguientes tareas:

• Realizar notificaciones del Cliente a los distribuidores/vendedores/clientes finales

• Comunicación de información general sobre la promoción.
• Comunicación de resultados/incentivos/regalos obtenidos.

• Recoger comunicaciones de distribuidores/vendedores/clientes finales

• Modificación de datos, lo cual facilita la seguridad en el envío de material, informes estadísticos, regalos, etc.
• Recogida de todo dato de importancia que las distribuidoras y sus vendedores comuniquen (fechas idóneas para la entrega de paquetería, teléfonos puntuales de contacto por vacaciones, enfermedad, etc.).
• Seguimiento de las incidencias surgidas en el reparto de correspondencia, entrega de regalos, entrega de informes estadísticos, material promocional, etc.
• Recepcionar las demandas de material (impresos de venta, solicitudes de regalo, manuales de la campaña, catálogos de regalo, etc.) y cursar la posterior petición del mismo para realizar su envío.
• Recepcionar y cursar las posibles quejas generadas por la demora en la entrega de material promocional, en la entrega de regalos, regalos defectuosos, insuficientes regalos, etc.
• Confirmar la correcta recepción de faxes/emails.

• Solucionar las posibles incidencias en las promociones

• Comunicar las incidencias surgidas en el proceso de recepción de impresos.
• Modificar los impresos que han tenido incidencias en comunicación directa con el emisor (fax ilegibles, impresos mal cumplimentados, saldos insuficientes de puntos para el canjeo de regalos, etc.)

• Ofrecer información sobre las promociones a los distribuidores y vendedores

• Notificar extractos de incentivos, puntos, estrellas, kms., etc. pendientes de canjear por regalos y saldos finales.
• Resolver dudas respecto a la correcta cumplimentación de impresos tanto de venta como de solicitudes de regalo.
• Resolver dudas respecto a fechas definidas para la terminación de promociones, recepción de impresos de venta, recepción de solicitudes de regalo, envío de talones, envío de informes estadísticos, entrega de regalos, etc.
• Resolver dudas respecto a la mecánica de las promociones, canjeo de regalos, obtención de incentivos, penalizaciones en incentivos, información sobre cliente nuevo/cliente antiguo, etc.
• Informar sobre los requisitos para el envío de garantía de los regalos que la requieran.

Servicio de hospedaje y mantenimiento

Servicios de Mantenimiento de la B.D.

• Integridad de datos. Todos los campos que lo requieran de la base de datos, mantendrán integridad referencial con el resto de los campos por los que se vean afectados.
• Tunning. Se analizarán las tablas periódicamente para garantizar un rendimiento óptimo de la base de datos. Con esto conseguimos optimizar las búsquedas, actualizaciones y entrada de datos.
• Carga de ficheros estructurados. Se introducirán en la base de datos, todos aquellos ficheros, proporcionados por el cliente, para la ampliación de la base de datos. Estos procesos de carga se definirán en la fase de Análisis Previo.
• Informes mensuales. En un periodo establecido por el cliente se realizarán una serie de informes que reflejen el estado actual y la evolución de la base de datos.
• Seguridad. Se realizarán metódicamente copias de la base de datos, con varios juegos de cintas ubicados en distintas localizaciones para garantizar la seguridad.  

Replica y sincronización.

Ofrecemos un servicio global de gestión de Base de Datos, es decir todas las actualizaciones de la BD se realizarán en nuestras instalaciones con procesos de carga masivos y guiados. Atenderemos todas las peticiones de informes y datos del cliente, y realizaremos las segmentaciones necesarias para las campañas de marketing. No obstante, la base de datos puede ser replicada en las instalaciones del cliente para consulta y análisis. Estas bases replicadas se actualizan con procesos de sincronización basados en tablas Delta. Dependiendo del volumen de cada actualización utilizaremos e-mail para pequeñas cargas y CD-ROM para cargas masivas.

Servicio de Recepción de Mailings, E-mail y Faxes

Son los medios de recepción de los formularios cumplimentados por los distribuidores / vendedores / clientes finales.

Apdo. de Correos: Se podrán contratar apartados de correos específicos para la promoción o utilizar el genérico de Action Ware. Gestionamos la recogida periódica de los envíos recibidos en dicho apdo.

E-mail: Recepción de e-mails redirigidos desde la Web del cliente o de la Web específica de la promoción gestionada por Action Ware.

Fax: Recepción de faxes hasta del grupo G4.

• Permite el reenvío de todos los faxes recepcionados a cualquiera de las partes implicadas en la mecánica de las promociones.
• Posibilita archivar cada fax enviado como un archivo independiente, pudiéndose reutilizar posteriormente como comprobante de envío, evitando posibles pérdidas en el manipulado del papel.
• Facilita el cotejo de información en caso de discrepancias respecto a la fecha de recepción.
• Permite la comprobación de los datos recepcionados antes de imprimirlo, lo cual, ayuda a detectar cualquier incidencia que se haya generado en el proceso de cumplimentación o de envío del fax, evitando la posterior grabación de datos erróneos o incompletos.
• Evita una saturación de línea por utilización, ya que permite de una forma simultánea el envío y recepción de fax, haciendo de ésta tarea un proceso ágil, seguro y flexible.
• Redireccionamiento de faxes a cuentas de correo electrónico.

Servicio de Grabación de formularios/cupones respuesta/solicitudes de regalo/etc.

Tras la recepción de los formularios, se efectúa el procesamiento de los datos a través de las aplicaciones de captura de datos diseñadas para cada promoción:

Selección del distribuidor/vendedor/cliente final

• La mecánica del funcionamiento de este punto se define en el análisis inicial. La aplicación evitará que se graben registros duplicados. Las direcciones y demás campos codificados serán normalizados.

Grabación del impreso

• La mecánica del funcionamiento de este punto se define en el análisis inicial. La aplicación evitará, en la medida de lo posible, que se graben datos erróneos o incoherentes, también asegurará la entrada de los datos definidos como requeridos.

Verificación, control y resolución de posibles incidencias de cumplimentación o de transmisión.

• Se comprueba la existencia de datos erróneos (código postal incorrecto, producto no participante en la promoción, vendedor no dado de alta, etc.) o la falta de algún dato requerido en la mecánica de la promoción (falta firma o sello de la empresa/cliente, número de vendedor, CNAE, etc.)
• En cualquier caso, no se tramitará el impreso hasta que estas incidencias estén resueltas por parte del emisor del mismo, comunicándose a través del servicio de atención al cliente.

Servicio de Explotación de Resultados

Disponemos de un Sistema de Soporte a la Decisión, de desarrollo propio (Empowerment Center), conectado a las Base de Datos de promociones. Este sistema nos proporciona la capacidad de realizar todo tipo de informes y estudios sobre las promociones realizadas o activas, siendo el cliente quien las define y solicita.

Servicio de Promociones en Web

El objeto de este servicio es publicar en Internet páginas con información sobre la promoción y sus resultados, pudiendo también diseñar páginas/formularios que sirvan de captura de datos de la promoción. Los distribuidores/vendedores/clientes finales tendrán acceso a los datos de sus ventas, consultar noticias de la empresa, conocer las bases de la promoción, acceder a promociones especiales, etc. Estas son algunas de las funciones disponibles:

• Acceso personalizado con contraseña.
• Consulta de boletines informativos mensuales.
• Introducción de formularios, solicitudes, etc.
• Consulta de formularios, solicitudes, etc. grabados.
• Consulta de regalos solicitados.
• Consulta de incentivos, puntos, etc. obtenidos.
• Consulta de extracto y saldo del canjeo de incentivos, puntos, Kms, etc. realizados por regalos.
• Consulta de posicionamiento en Rankings Eventos especiales.
• Enlace con la Web corporativa de la Empresa.
• Envío de incidencias al centro de atención al cliente vía e-mail.

La página Web residirá en un servidor web dedicado. Action Ware se encargará de crear y mantener las bases de datos, programas y ficheros instalados en este servidor, así como del hardware y los sistemas de seguridad.

La base de datos de promociones que estará disponible en Internet será una replica resumida de la original.

Action Ware se encargará de sincronizar las dos bases de datos periódicamente, así como de obtener diariamente los datos introducidos referentes a eventos y promociones especiales.

El servicio de Web Hosting contratado dispondrá de los siguientes sistemas de seguridad:

• Firewall.
• Backup semanal.
• Backup en línea.
• Restauración de backup’s.
• Web seguro SSL3.
• Servicio Dual de hardware.